Dimas Febriansyah: TUGAS SOFTSKIL MANAJEMEN KE 2

NAMA : Dimas Febriansyah Ramadhan

Kelas : 3PA17

NPM : 13514098

TUGAS SOFTSKIL MANAJEMEN KE 2

A. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan.

Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara komponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.

2. Fungsi dari manajemen

Fungsi-fungsi Manajemen terdiri atas :

Perencanaan (planning),
Pengorganisasian (organizing)
Pengarahan (directing)
Pengkoordinasian (coordinating)
Pengawasan (controlling)

a. Perencanaan

Pengertian Perencanaan adalah sebagai hasil pemikiran yang mengarah ke masa depan, yaitu menyangkut serangkaian tindakan yang berdasarkan pemahaman yang mendalam terhadap semua faktor yang terlibat dan yang diarahkan kepada sasaran khusus. Dengan kata lain, perencanaan ialah penentuan serangakaian tindakan berdasarkan pemilihan dari berbagai alternatif data yang ada, dalam hal ini dirumuskan dalam bentuk keputusan yang akan dikerjakan untuk masa yang akan datang dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan.

b. Pengorganisasian

Setelah perencanaan, langkah berikutnya adalah menciptakan organisasi untuk melaksanakan rencana yang telah dirumuskan. Organisasi pada hakikatnya mempunya tiga komponen, yaitu fungsi, personalia dan faktor-faktor sarana fisik. Proses organisasi berusaha mempersiapkan ketiga komponen tersebut sedemikian rupa agar dapat memperlancar pencapaian tujuan perusahaan. Dengan demikian, pengorganisasian didefinisikan sebagai suatu proses menciptakan hubungan antara personalia, fungsi-fungsi dan faktor fisik agar kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama.

c. Pengarahan

Langkah selanjutnya yaitu pengarahan, fungsi pengarahan ini ialah gerak pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan fungsi perencanaan dan pegorganisasian. Pengarahan dapat diartikan sebagai suatu aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan pikiran dan tenaganya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berarti ruang lingkup pengarahan pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan efisien.

d. Pengoordinasian

Koordinasi merupakan daya upaya untuk mensinkronkan dan menyatukan tindakan-tindakan sekelompok manusia. Koordinasi merupakan otak di dalam batang tubuh dari keahlian manajemen. Jika manajer menemukan kesulitan dalam koordinasi yang berkelanjutan, ia harus mencurigai kelemahan program perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan. Pendek kata, koordinasi merupakan bidang keahlian dari manajemen. Perintah yang baik dan lazim dari bidang keahlian manajemen lainnya akan membuat koordinasi tidak begitu dibutuhkan. Akan tetapi, pada organisasi yang dikelola dengan baik sekalipun, ada juga bidang yang memerlukan koordinasi.

e. Pengawasan

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilakukan dalam manajemen, karena dengan pengawasan dapat diketahui hasil yang telah tercapai. Dalam hal ini berarti bahwa dengan pengawasan akan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Pengertian Pengawasan adalah sebagai suatu kegiatan mendeterminasi apa-apa yang telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan untuk segera mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan dan hambatan, sekaligus mengadakan koreksi untuk memperlancar tercapainya tujuan. Fungsi ini dapat menjamin bahwa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dapat memberikan hasil yang diinginkan.

2. MANFAAT STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISIONAL

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja. Dengan struktur fungsional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya. Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat. Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan. Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.

Kelebihan:

1. Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

2. Memusatkan keahlian organisasi

3. Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan

4. Memerlukan koordinasi internal yang minimum

5. Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

6. Sesuai untuk lingkungan yang stabil

Tipe Struktur Fungsional

Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut.

1. Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi

2. Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas

3. Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:

1. Lingkungan stabil

2. Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi

3.Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsionalNamun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :

1. Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang

2. Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit

3. Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi

4. Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Struktur fungsional – jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif. Struktur Divisional Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

1. Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut.

2. Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

3. Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.

Kelebihan:

1.Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.

2.Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas tugas.

3. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

4. Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.

5. Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.

4. KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISIONAL

Struktur Fungsional Kelemahan :

1. Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.

3. Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

4. Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.

Struktur Divisional :Kelemahan:

1. Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

2. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

3. Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

4. Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

5. Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

6. Duplikasi sumberdaya lintas divisi.

7. Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

8. Koordinasi yang buruk lintas divisi.

9. Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.

10. Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

5. Contoh Kasus dalam Organisasi:

Pemecatan 5000 Pegawai dari Perusahaan Tri-Energi

Perusahaan Tri-Energi sebuah perusahaan minyak mempunyai persediaan sekitar 5000 karyawan sebagai hasil kegiatan penarikan selama periode kekurangan tenaga kerja. Perusahaan mengantisipasikan bahwa pasar tenaga kerja akan semakin ketat. Oleh karenanya perusahaan memutuskan mempersiapkan diri dengan penarikan kelompok pekerja agar kebutuhan yang diantisipasi dapat terpenuhi. Setelah mempekerjakan karyawan ekstra, perusahaan pada dekade selanjutnya secara continue mengotomatisasikan fasilitas-fasilitas produksinya selama periode tersebut, meskipun kapasitas produksi berlipat ganda, perusahaan akibat otomatisasi hanya memerlukan jauh lebih sedikit karyawan untuk mengoperasikan fasilitas-fasilitas. Jadi keadaan menjadi berbalik dari antisipasi perusahaan yaitu bahwa 5000 karyawan yang telah terlanjur ditarik tak pernah lagi seluruhnya dibutuhkan.Perusahaan menganjurkan untuk mempekerjakan 5000 karyawan itu, dan membuat masyarakat berpendapat bahwa sekali diterima bekerja seorang karyawan yang melaksanakan pekerjaan dengan memuaskan dapat mengharapkan untuk tetap mempertahankan pekerjaannya, bagaimanapun juga Tri-Energi kemudian mengalami masalah dengan rendahnya harga dipasaran dan laba yang didapat turun sampai tingkat yang kurang memuaskan, direktur utama, Jhonny Bolang, mempertimbangkan pemberhentian 5000 karyawan yang tak pernah diperlukan, tak satupun memenuhi syarat atau perlu dipertahankan sampai pensiun, dia sadar bahwa banyak posisi manager dapat dihilangkan karena secara potensial angkatan kerja akan lebih kecil.

Saran fungsional :

Saran divisional :

menurut saya PT Energi , seharusnya mengoreksi kinerja karyawan agar dapat mendalami hasil kinerja dan kurangnya pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi tersebut.

B. Actuating dalam manajemen

1. Pengertian actuating dalam manajamen

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggotakelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaanmanejerial dan usaha-usaha organisasi. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja.Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka pimpinanmengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership(pimpinan), perintah,komunikasi dan cons

eling (nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi mencakup

kegiatan yang dilakukan seorang pimpinan untuk mengawali dan melanjutkan kegiatanyang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan dan pengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapai. Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama.

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

(1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
(2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
(3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,
(4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
(5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

2. Pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3. Prinsip actuating dalam manajemen

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1. Prinsip mengarah kepada tujuan

2. Prinsip keharmonisai dengan tujuan

3. Prinsip kesatuan komando